비하인드 디자인 스토리
노션으로 회사 업무 시스템 만들기 _ 킵코드
Behind Design Story
Disigned by 최은빈 CEO designer
여러분들은 머릿속에서 떠오르는 생각이나 중요한 일들을 어떻게 기록하고 계신가요? 다이어리에 정리하는 분도 계실거고, 핸드폰 메모장에 기록하는 분도 계실 것 같은데요. 막상 필요할 때 '어디에 적어뒀더라?' 하고 못 찾은 경험 없으신가요?
예전에 적어두었던 메모를 제때에 빠르게 찾아 활용하고 싶은 생각이 들어요. 이런 니즈를 해결해줄 툴이 있어요. 바로 '노션(Notion)' 이라는 프로그램인데요 ! 단순 메모장 뿐만 아니라 가계부, 개인 포트폴리오, 독서 기록, 자사 웹페이지 등 다양한 목적으로 활용될 수 있어서 생산성 툴의 끝판왕이라고 불린대요.
또한 페이지 공유가 가능해 여러사람과 함께 사용할 수 있어요. 이런 편리성 때문에 노션으로 사내 업무 시스템을 만드는 기업들이 많아졌죠. 디블러도 노션으로 시스템을 만들었는데, 저희 회사의 자산 Top 3 가 되었을만큼 정말 유용하게 사용되고, 업무의 효율성 또한 10배 가까이 높아진 것 같다는 생각이 들어요. 오늘은 디블러가 노션을 200% 활용할 수 있도록 만들어준 '킵코드'를 소개하려고 해요. 어떤 이야기들이 있는지 함께 들어보도록 해요 !
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Q. 안녕하세요. 킵코드는 어떤 브랜드인가요?
킵코드는 노션 컨설팅 브랜드에요. 디블러의 노션 컨설팅으로 만나뵙게 되었죠. 공유되어지는 템플릿을 사용해 업무 툴로 쓰고 있었는데 , 제대로 사용하는건지 의문이 들었죠. 실제 컨설팅을 진행하고 회사 업무 시스템이 만들어지고 나서 정말 신세계가 열렸던 것 같아요. 단순히 '노션 활용법, 사용법'에 관한 강의가 아니에요. 기록을 하는 목적과 각각의 기록들의
연관성들을 따져 이를 활용할 수 있는 '데이터'로 만드는 작업이더라구요. 아, 저희가 하고 있던건 단순 '적기' 였구나 싶었죠.
원래는 간호사셨어요. 기록을 체계적으로 관리하는 것에 관심이 많다보니 간호사가 되고 난 이후에도 자연스럽게 관심은 '병원 시스템'이었어요. 병원은 어떤 시스템을 사용하고 있는지, 비효율적인 업무가 발생되어 근로자들을 지치게 하는 요소는 없는지 찾아 해결하는것이 즐거웠대요. 그렇게 임상 병리 간호사로 지원해 빅데이터 센터의 데이터들을 관리하는 일을 하게 되었고, 기록(데이터)의 특성을 살려 '시스템'이 필요한 사람들에게 도움을 주고자 노션 컨설팅을 시작하게 되었대요.
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"저는 템플릿 만들어달라는 말을 가장 싫어해요. 모두가 보편적으로 쓸 수 있는 템플릿이 아닌 진짜 나를 위한 페이지를 만들어야합니다." |
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Q. 실제로 노션 컨설팅을 받으면서 기존에 안좋은 습관들을 고치느라 정말 많이 혼났던 것 같아요. 시스템을 다지는 긴 여정 끝에 업무 효율이 정말 좋아졌죠. 디블러 팀원들의 이야기를 들어보았어요.
[디자이너 세영] 가장 많이 바뀐 것은 아무래도 '고객 소통' 시스템 구축이지 않을까 싶어요.
이전에는 카카오톡 혹은 메일로 클라이언트와 소통했어요. 빠르다는 장점은 있으나 무게감이 가벼워 피드백의 깊이가 얕고, 대화 내용 일부분을 놓쳐 소통 오류가 생기기도 했어요. 다른 고객 정보가 쌓이면 다시 찾기도 어려웠죠.
노션으로 고객 소통 페이지를 만들게 되면서 작업을 시작할 때부터 끝날때까지의 모든 기록들이 공유가 가능해졌어요. 상담 내용도 모두 기록하구요. 디자이너들끼리 회의한 내용이나 아이데이션 한 내용까지 모두 공유하죠. 제일 좋았던 건 피드백을 페이지에 달도록 요청한건데요. 이는 글을 쓰기 위해 자신의 생각을 먼저 정리하게 만들어 더 논리정연한 피드백과 깊이 있는 소통이 가능해진 것 같아요.
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[디자이너 연준] 저는 팀원들과의 업무 소통 효율이 높아진 것 같다고 느꼈어요. 팀프로젝트를 진행하게 되면 서로 공유해야할 사항들이 많은데, 각각의 스케줄이 연동되어져 현재 진행하고 있는 업무를 파악하기가 편해졌죠. 직접 말로 전달하는 불필요한 시간들이 단축되기도 했고, 미처 기억하지 못한 부분을 다시 찾아볼 수 있게 되었어요.
또 팀원 소통 뿐만 아니라 개인적으로 업무 관리나 스케줄 관리하는 것이 편해진 것 같아요.
스케줄러를 따로 사용하지 않아도 일간/ 주간/ 월간 별로 투두리스트를 만들고 각 일정에 작업을 연결시켜 각 페이지들이 자동으로 업데이트 되어 어떤 작업이 얼마만큼 진행되었는지 한눈에 확인하기가 수월해졌어요.
[디자이너 승혜, 효정] 아무래도 저희는 입사한지 얼마 안돼서 인계 받을 내용이 많아 긴장이 됐었는데, 모두 기록으로 정리되어 있으니 이해가 안가는 부분을 빠르게 찾아 다시 확인할 수 있어서 좋은 것 같아요. 아직 노션이 익숙하지는 않지만 계속해서 쓰다보니 금방 익숙해진 것 같습니다. |
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[마케터 주아]
저는 디자이너 분들이 작업한 내용을 콘텐츠로 발행하는 일을 하다보니 각 작업이 어떻게 이루어졌는지 알아야해요. 이전에는 디자이너분들을 따라다니며 귀찮게 했지만 이제는 노션에 모두 정리되어 있으니 빠르게 파악할 수 있게 됐죠.
또한 디블러에게 작업을 문의하는 고객의 특성, 업종, 규모, 니즈를 모두 데이터로 쌓을 수 있게 되었어요. 이전에는 왜 매출이 올랐고, 왜 문의가 안오는지에 대해 추측만 가능했다면, 이제는 기존의 데이터를 비교 분석해서 확실하게 근거를 찾을 수 있게 되었어요. 처음 뉴스레터나 세미나를 진행했을 때도 누구한테 보내지? 막막해하기보다는 기존에 전환되지 않은 고객들에게 먼저 연락을 드릴 수 있었죠. |
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[대표님]
기업 내부 시스템과 업무 매뉴얼을 만드는 것이 저의 가장 큰 숙제이자 목표였는데, 이를 해결할 수 있게 되어 내부적으로 한 단계 더 도약 할 수 있었던 것 같아요. 흩어져 있던 관리 페이지들을 한데 모아 통합함으로써 인사관리, 성과 측정이 가능해졌고, 내실을 단단히 하는 피드백을 도출하고 경영 전략을 세울 수 있게 되었죠.
무엇보다도 기록이 증발되지 않게 잘 담아내는 아카이빙 과정이 자동화 되었다는게 가장 큰 장점인 것 같아요. 기업의 모든 활동들이 데이터로 활용될 수 있다는 점에서 노션 업무 시스템 개발이 디블러의 자산 TOP3 라고 말하고 싶습니다. |
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Q. 노션 컨설팅이 끝나고 반대로 킵코드의 브랜딩을 의뢰받았어요.
직접 오랜시간 컨설팅을 받았기 때문에 킵코드가 가진 아이덴티티를 명확하게 알 수 있었던 것 같아요. 우선 'KEEP CODE'는 Keep the record 의 줄임말인데요. 단순 컨설팅이라고 말하기 보다는 "기록자산"을 체계적이고 효율적으로 쌓을 수 있도록 "기획" 해준다고 강조해요. 노션을 이용하는 사람들의 목적은 무수히 다를거에요. 저마다 가지고 있는 목적에 맞게, 업무나 생활 패턴에 맞게, 사용자의 성격에 맞게 커스터마이징 서비스를 제공한다는 점이 킵코드가 가진 가장 큰 차별성이라고 생각했어요.
또한 이 노션 컨설팅을 받고 나서 고객이 느끼는 가장 큰 효용을 생각해보았을 때 기록에 대한 필요를 몰랐던 사람도 기록의 중요성을 몸소 깨닫게 해주고 기록하는 습관을 만들어 커다란 나만의 자산을 만든다는 점인데 , 이러한 가치를 KEEP CODE 라는 브랜드 네임과 연결지어 아이덴티티를 시각화하려고 했습니다.
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Q. 어떻게 시각적으로 풀어냈는지 궁금하네요 !
Keep 이 가진 의미들이 어떤 것들이 있는지, 그 의미를 통해 어떤 메시지를 전달할 수 있을까에 초점을 두어 작업했어요. 또 하나 대표님의 확고한 디자인 취향이 있는데요. 얇은 선과 분홍 컬러의 여성스러운 무드를 선호하셨어요. 이에 대해서 할 이야기가 정말 많은데, 결과적으로 컬러는 나중에 리뉴얼이 되었답니다. 차차 이야기해드릴게요 ! |
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1) KEEP = 지킨다. 라는 뜻을 활용해 Guard (가드) 가 연상되는 괄호로 심볼을 만들었어요.
노션에서 사용되는 공백의 블럭 { } 안이 데이터로 채워지고, 쌓여짐으로써 소중한 '선물'이 된다는 메시지를 전해요. |
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2) KEEP = 킵하다. Pause 의 의미와 Stay의 의미를 떠올렸어요. '끊임없이 생겨나는 기록의 요소들을 흩어지지 않게 잘 담아낸다(킵한다).' 또 '그 과정들을 유지하도록 Keep code 해라' 라는 메시지를 전달하려고 했어요. |
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3) KEEP = Keep -ing 계속해서 해나간다. 라는 의미를 활용해보았어요. '계속해서 해나가다보면 하나씩 쌓여 조각으로 맞춰진다.' 는 메시지를 전달해요. 여기저기 흩어져 있던 기록의 조각들이 모여 하나씩 끼워 맞춰진 모습을 형상화한 심볼을 개발했어요. |
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Q.어떤 시안이 최종 BI 가 되었는지 설명해주실 수 있나요?
노션의 기본 단위인 '블록'이 쌓여 페이지를 만든다는 이미지가 노션을 연상시키는 것 같아 세번째 시안을 선호해주셨어요. 하지만 가구 브랜드의 책상 심볼 같다는 피드백을 주셔서 그자리에서 바로 수정한 것이 지금의 최종 BI 가 되었답니다. '여기저기 흩어져 있던 한장의 기록들을 모아 하나의 블럭으로 만들고 각각의 블럭들을 연결시켜 앞으로 성장해 나아간다'는
의미를 담아 킵코드만의 K 심볼을 만들고, 심볼을 확장해 스토리텔링이 가 능한 키비주얼을 개발했어요.
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여기까지가 끝이 아니에요. 제가 사실 계속해서 컬러 변경을 설득했어요. 처음에는 서비스를 제공하는 개인의 퍼스널 성격이 묻어나는 것도 킵코드를 잘 보여주는 브랜딩이 될 수 있을 것 같다는 생각이 들어 대표님의 주장을 끝까지 굽히지 못했지만(?)..
저희 직원들의 노션 교육을 위해 강연을 해주실 때도 그렇고, 시스템 보완 작업을 위해 몇 번 더 만나게 되면서 평소에는 부드럽고 여성스러워보이지만 일할 때 만큼은 냉철하고 똑부러지는 성격이 도드라진다는 것을 알게 되었어요. 이에 서비스를 통해 전달되는 이미지와 현재의 옅은 분홍 컬러가 적합하지 않다는 점을 말씀드리고 전문성과 무게감을 보여줄 수 있는 네이비 블루 계열의 컬러로 리뉴얼해드렸어요. |
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Q. 느껴지는 분위기가 확 바뀐 것 같아요 !
그쵸? 개인 규모의 고객을 상대할 때는 문제가 없을 수 있어요. 하지만 앞으로 기업 단위의 고객을 만나게 되었을 때 힘을 보여주는 것이 필요하죠. 그 힘을 보여주는 것이 브랜드 디자인의 역할이구요. 정답은 없어요. 직접 브랜드를 운영하면서 얻게 된 경험의 데이터로 지금의 방향성이 맞다고 판단하게 되었어요. 브랜딩 프로젝트가 끝나고 몇개월이 흘러 경험이 축적되었을 때 그에 맞는 방향에 맞추어 이런식으로 리뉴얼이 가능하다는 점을 말씀 드리고 싶어요.
다양한 채널에 적용을 잘하고 계세요. 브랜드로서 이미지를 구축하는데 좋은 도움을 드릴 수 있어서 기쁩니다. 앞으로도 저희가 받은 도움을 더 필요한 곳에 전달될 수 있기를 바래요.
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